公立小中学校の学校事務職員ってどんな仕事？③電話・来客応対編

こんにちは、こずまがです。前回に引き続き、以前働いていた学校事務職員の仕事について振り返る記事となっております。

＊記事にある内容は、すべての公立小中学校に当てはまるものではありません。自治体によって、また配属された学校や校種によっても変わります。私は今現在すでに退職しております。過去のお話だと思って読んでいただけると幸いです。

事務職員はお留守番要員でもある

小規模の小学校は職員室に人がいない

初任校は大規模校かつ中学校だったので、職員室に事務職員しかいないという状況はほとんどありませんでした。中学校は教科担任制なので、誰かしら職員室にいます。

２年目、２校目の学校は小規模な小学校でした。担任の先生たちは教室におり、業務士さんたちは外で作業、校長先生は応接室、教頭先生はPTAで会議中、教務主任も授業中となると、職員室には事務１人なんてことも珍しくありませんでした。

仕事をしつつ、

児童『コピーお願いします』

と対応していると、今度は正門のインターホンが鳴って

保護者『すみません忘れ物届けにきました』

業者さん『納品でーす』

宅配業者さん『宅配便でーす』

文書収受をしつつ、請求書きりつつ、電話や来客応対で午前中はあっという間に過ぎていました。

電話対応

我が子の通う学校では欠席連絡はアプリで行っています。アプリを導入していない学校では、欠席や遅刻の連絡を電話で受けることになります。

びっくりしたのが、勧誘の電話。

「佐藤と申しますが、校長先生お願いします」

などと管理職へ電話をかけてくるのです。

始めはわからずに繋げてしまったのですが、

マンションや保険の勧誘だと聞いて、それからは

とお聞きするようになりました。一旦保留して、校長先生にお伝えしてから応接室へ転送するようになりました。

基本的に学校関係や役所からはIP電話でかかってくるので外線電話で所属を名乗らないのは怪しいと判断していました。

しかし、時折学区の高齢の自治会長さんが「校長先生いますか」と電話をかけてくるというトラップもある為注意が必要です(笑)

自分用の電話受付メモ

２校目着任してすぐに必要性に気付き、自作しました。

前述した通り、初任校では電話をとることがあまりなかったのですが、異動したら電話番に早変わり！メモを書いている間にまた電話がかかったりするので、書くことが最小限で済むメモが必要になったのでした。

最終的には、受付の名前も最初から入れておいた様式を作成して、印刷して裁断して使っていました。（A4の1/2サイズもちろん裏紙で！）

コロナ期間は、保護者からの電話受付用のメモを他の職員が作っていました。

一人だからこそできること

小さなことから業務改善

電話のメモ、ちいさなことですが１年間で考えるとチリツモでかなりの時間を節約できたのでは？と思います。

学校事務職員のやりがいは、ひとり職場だからこそフットワーク軽く仕事をすすめられるところだと思います。

通常だと、チームには直属の先輩や上司がいると思います。お伺いを立てたり、足並みをそろえたり、共通理解をはかったり…実行までには時間がかかります。

もちろん、学校事務職員の上司は管理職で決裁をうけますが、基本的には事務の進め方は自分の裁量で決められます。

一人だからこそ、職場に相談する相手がいなくて悩むけれど、

一人だからこそ、自分のペースで仕事ができるのです。

保護者からの電話を受け付けて電話を切ったあと名簿で名前を確認したら、同じクラスに同じ佐藤さんが３人もいた…！！！！！

なんて失敗もありました。それ以降は必ず下のお名前も聞くようになった失敗でした　

(笑)