公立小中学校の学校事務職員ってどんな仕事？②経理事務編

こんにちは、こずまがです。前回に引き続き、以前働いていた学校事務職員の仕事について振り返る記事となっております。

＊記事にある内容は、すべての公立小中学校に当てはまるものではありません。自治体によって、また配属された学校や校種によっても変わります。私は今現在すでに退職しております。過去のお話だと思って読んでいただけると幸いです。

学校事務職員２校目

２年目は小規模小学校へ

２年目は、各学年２クラスずつの小さな学校へ赴任しました。

業務士さんや給食調理員さんととても仲良くなって、わきあいあいと過ごす一方、ひとり立ちしたばかりで仕事面では四苦八苦していました。

４月１日その日は帰宅が２２時をまわっていました。

３月４月は超繁忙期！！！！

事務にとって、年度末年度初めは一番の繁忙期となります。

１年の中でもっと忙しさを分散させてほしい…と願ってしまうほど。逆に先生たちは束の間の春休みでお休みをとられる方も多め。のんびりと教室の後片付けや、異動の準備をしています。結婚式をこの時期に挙げる方も多く、入籍や転居があるとその手続きの事務が増えることもあります。お子さんの進級進学、就職の時期でもあるので、扶養関係もチェックしていました。

４月の大仕事といえば予算委員会！

予算委員会とは

学校に配分された予算（主に消耗品費と備品購入費）を、各教科領域に割り振ります。学校にもよると思いますが、私の配属された学校は全員参加で予算委員会を行っていました。

購入希望表の例

●学年主任（または教務主任）が計上する【校外学習】【講師謝金】

日付	学年		人数	金額	場所
5/９	1年生	電車(団体料金)	25名	16,500円	○○博物館
10/30	6年生	講師謝金	1名	10,000円	本校体育館

●各教科の主任が計上する予算希望表の例

教科領域	品名	数量	単価	購入時期	希望順位
国語	書道半紙	50〆	1350円	すぐに
音楽	カスタネット	30個		６月

日常の発注業務

予算委員会で承認された購入希望物品であっても、購入するには以下の流れをたどります。

ちなみに、納品希望日の１週間前には購入依頼表を提出するように呼びかけていました。

育休を経て、４校目の大規模中学校では押印を省いた簡略化された購入依頼表を使用していました。育休前はまだまだ押印文化が根強かったですが、育休復帰後は押印省略の流れが学校にも来ていることを感じました

なぜこんなに面倒なのか…

それは、やはり適正な公費の執行のため。ということになります。監査の時には、学校に綴じる経理関係書類は監査の対象となります。監査のためでもありますが、皆さんの税金（もちろん自分も）で賄われるという意識をもって業務にあたっておりました…。

例えば前日に『すみません！明後日○○が必要なんです（泣）』なんて先生から泣きつかれることもたまにありました。先生方も多忙なので時にはこんな事もあります。

ベテラン学校事務職員の中には『購入希望は最低１週間は余裕をもって』と言っているのだからと突っぱねる人もいました。

そんな時は、出入りの業者さんにお願いしたり、近隣の学校で貸してもらえないか確認したりしていました。今は『カウネット』や『アスクル』などの事務用品カタログも多いのでとてもありがたいです。

請求書をきる＝般若心経

請求書をきる、というのは業者さんから請求書が届いたあとに行う経理事務の１つです。

庁内の経理システムで業者さんに代金を支払うための支出命令書と呼ばれる書類を作成します。請求書を添付して校内決裁→各課決裁→会計室決裁にまわします。

事務の仕事はいろいろありますが、私は請求書をきる作業がわりと好きでした。

大規模校ともなると、請求書の数も半端なく多くなります。大規模校に異動後はどんどんたまる請求書を見るとものすごい圧を感じるようになりました…。

学校と地元の個人商店

中には、請求書の発行を忘れてしまう地元の小規模店もあって

なんて催促のお電話もしていました。

地元の小売店さんなどでは、請求書払いができるように市に口座登録をしてもらったり、購入するのが1点であっても見積書・納品書・請求書の３点セットを作成してもらったりとお手数おかけしていました。書類を手書きで書いて下さるお店も多く、頭が下がります。

予算は基本的には年度内会計になるので、３月など年度末になると、未支払の請求書がないかのチェックも地味に大切な作業となります。

異動で知る、他の学校事務職員の仕事の流儀

異動では前任者との引継ぎを行います。しかし、この引継ぎもほんとにいろいろ…。

1校目（大規模B中学校）→２校目（小規模C小学校）

私が１人立ちほやほや、ということで前任者の方には色んな事を教えてもらいました。引き継ぎ書があるので、それにそって説明を受けました。

年度末はとにかくバタバタで、私が３校目の大規模小学校へ異動する際には、後任の方に十分な引き継ぎ書が作成できなくて本当に申し訳なかったです…。

引継ぎで大切なのは、データと簿冊ファイル！！

着任してすぐは、その学校を知るために昨年度の簿冊ファイルを参照します。経理だけでも20冊くらいはあったと思います。それを見ると、昨年度の購入実績や出入りの業者さん、配分をどのように流用しているか、またどの費目について追加予算を申請しているか…。などなど多くのことがわかります。

簿冊は人を表す

通知や、回答文書などを綴じる簿冊の管理もとても重要です。簿冊ファイルを見れば、管理する人の性格がわかります（笑）

私が引継ぎをした事務職員の方はみなさん本当にキチンとした方でした。角がピッタリとそろっていて、内容ごとに付箋などが入っていました。知りたい情報がすぐ見つけられる状態です。

これは、現役のときに聞いた話ですが、異動してみたら簿冊の中に書類がない…！！

なんてことも…。通知などは、文書管理規則などで保存年数が決められています。”文書に始まって文書に終わる…それが事務”のような気がします。（急に名言思いついた…笑）

我流はNG

私自身、育児休業や病気休職も経験したので特に感じることです。いつ自分が急に仕事ができなくなって、他の臨時職員の方引き継ぐことになるかもしれません。

自己流で簿冊へ通知を綴じたりすると、他の方が通知を参照したいときに見つけられない事態となります。

学校事務職員が変わることで、校内の事務処理の流れが大きく変わるというのは本来違うのかなと今は思います。若かった頃は「自己流」と通す人はかっこいいとすら思っていました（笑）

学校では事務に限らず、その学校のやり方というものがあります。学校事情によって仕方がない面もありますが、どの学校へ異動しても同じように仕事が滞りなくできるというのが理想です。

ある仕事の方法について、１つの学校で効率的なやり方を採用していた場合には、市内全体でその方法を共有できるシステムがあればよいのになぁと思います。

話が逸れましたが、指定された（規則に則った）やり方を実践するという基本が一番大切だということでしょうか。